定時で帰るためのExcel時短テクニック。
「オートフィル」の詳しい解説と「フラッシュフィル」のおすすめポイントを紹介します。
オートフィルとは？｜使い方や設定方法を解説
- 時間短縮
- 業務効率UP
規則性のあるデータを連続したセルに自動で入力できる機能です。簡単に言うと、表などを作るときに数字や曜日などを一気に入力できる嬉しい機能です。
オートフィルの基本操作
今回は日付を連続入力します。
オートフィルができない時の対処法
オートフィルができない時はここをチェック！
★Check it out !★
1. ファイルタブをクリック
2. オプションを選択
3. 詳細設定を選択
4. フィルハンドルおよび
セルのドラッグアンドドロップを
使用するにチェック（左図の赤枠）
オートフィルで連続入力できるデータの種類
日付の他にも月や曜日も自動入力できます。予定表を作る際は重宝しそうですね。
オートフィルの自動入力データをカスタマイズする方法
オートフィルで表示させたいリストを編集・登録することができます。
ファイル→その他→オプション→詳細設定と進み、
全般の項目に「ユーザー設定リストの編集」があるのでクリックします。
★How to use★
1. 新しいリストをクリック
2. 表示したい単語を1語ずつ改行して縦並びに入力
3. 追加をクリック
4. OKをクリック
オートフィルは横方向にも表示できます。先程登録したMYオートフィルを試してみます。
・・・国士無双あがりました～！（・∀・）
ここで注目するのはL2セルです。ユーザー設定リストには空欄(スペース)も登録できます。
例えば1個飛ばしに何か表示したい場合にも使えるわけです。
息抜きがてら少し遊んでしまいましたが、
みなさんはもっと実用的なリストを登録してくださいね！(‘ω’)ノ
オートフィルの使い方｜応用編
書式なしコピー
オートフィル機能を使うと、元のセルの書式も連続して反映されてしまうことがあります。
文字列や数式だけをオートフィル表示する方法が「書式なしコピー」です。
(。´･ω･)? セルの書式とは？
数値・通貨・日付等の表示形式や、セルの塗りつぶし、罫線などです。
E3セルに販売合計数を求める数式を入力し、他商品もオートフィルで一気に計算します。
合計数が表示されましたが、セルの色までコピーされてしまいました。
手作業で直すのは面倒ですし、時短の意味がなくなってしまいます。
こんなときは右下に表示されるオートフィルオプションから「書式なしコピー(フィル)」を選択します。
データや数式だけをコピーしたい時は、この方法で入力しましょう。
数値を連続入力する方法｜3選
1 2 3 と連番を入力したいのに、1 1 1 になってしまう！そんな時の解決法です。
1.オートフィルオプションから「連続データ」を選択
フィルハンドルをドラッグすると、右下にオートフィルオプションが出現します。
クリックして「連続データ」にチェックを入れると・・・
2.規則性を示したうえでオートフィル
セルに1と2を入力して2つを選択してから、オートフィルを実行で連番表示できます。
これは1・2ときたら次は3だとExcelが規則性を判断しているからです。
ちなみに9：00 9：15と入力してオートフィルを実行すると15分刻みで表示できます。
タイムスケジュールを作成する際などは便利に使えそうですね。
3.Ctrlキーを押しながらドラッグ
「Ctrlキーを押しながらドラッグ」
でも連番表示が可能です。
簡単なのでお試しください。
フラッシュフィルとは？｜関数不要の文字列結合と抽出
関数や＆(アンパサンド)を使用しなくても文字列操作ができます！
オートフィルとフラッシュフィルの違い
フラッシュフィルはExcel2013以降で搭載された機能で、オートフィルの進化版です。
◆オートフィルにできること
「規則性」で入力
デフォルト設定されている連続表示
ユーザー設定リストの登録内容を表示
列方向、行方向ともに表示可能
※決まった内容しか入力できない
◆フラッシュフィルにできること
「法則性」で入力
Excelがデータから法則や決まりを見つける
Excelが判断して自動入力する
列方向のみ表示可能
※ある程度の汎用性をもった入力が可能
フラッシュフィルの使い方｜3選
名簿編集の流れで3通り紹介します。
1.リボンから選択して実行
氏名を姓と名に分けます。
先に結論を言ってしまうと、Excelが「左隣セルのスペースより前の文字列を入力する」
という法則を考えて実行してくれます。文字列の抽出ができます。
2.オートフィルオプションから選択して実行
先程と同様にスペース位置で判定してくれるので、ローマ字でも自動入力できます。
3.ショートカットで実行
ショートカットでも実行できます。法則さえあれば文字列の結合も簡単です。
フラッシュフィル注意点｜対処とエラー回避
とても便利な機能ですが、万能というわけではありません。
✔ 実行できるのは列方向のみで、1度で処理できるのは1列ずつ
✔ データの状態によってはエラーが出る場合がある
✔ エラーは出なくても、思ったような処理がされない場合がある
フラッシュフィルができない時の対処法
1.設定を確認する
ファイル→オプション→詳細設定の編集オプションで「オートコンプリートを使用する」と
「フラッシュフィルを自動的に行う」にチェックが入っているか確認します。
2.見出しの書式設定をデータ部分とは違う設定にする
Excelが見出し部分もデータの一部と勘違いして、正しく処理されない場合があります。
それを回避するために、見出しの書式設定はデータ部分と違う設定にしておきましょう。
塗りつぶしでも太字にするでも、とにかく書式を変えればOKです。
3.Excelにヒントを与える
サンプルを1つ入力してフラッシュフィルが失敗しても、2つ目も入力してあげると成功する場合があります。ヒントが増えたことでExcelが法則性に気付くのです。
それでもエラーが出る場合・正確に処理されない場合
フラッシュフィルが苦手とするデータパターンがあるので、
以下の点に注意して処理しましょう。
✔ スペースや区切りなど、一貫性のないデータ
✔ 空白行があるデータ、不規則にセルが結合されているデータ
✔ ふりがな付きのデータ
複雑なデータ処理や更新頻度の高いデータでは、関数や区切り位置指定ウィザードを使った方が結果的に効率が良い場合もあります。
しかしこの手軽さとスピードは一度試す価値ありですよ！