ピボットテーブルの基本と特徴
Excelの機能の1つで、膨大なデータの集計や分析ができる便利なツールです。
難しいイメージを持つ方も多いかもしれませんが、実際は初心者でも使いやすい機能です。
- データ集計・データ分析が簡単にできる
- データ更新・データ入替も簡単にできる
- 関数や数式の知識が無くても直感的に操作できる
関数や数式を使わなくても売上分析やグラフ化などの作業があっという間に処理できます。
元のデータを項目別に集計→その集計項目を入れ替えるといった操作も、簡単に処理できます。
大量のデータのかたまりを様々な方向からマーケティングするようなイメージです。
当然ですが元データ（データベース）がないと使えません。
ピボットテーブルに使用できる元データの条件
対象となるデータベースは次の4つの条件を満たす必要があります。
条件を満たしていない場合、ピボットテーブルが正常に動作しません。
✔ 1行目にタイトル行があること（タイトルに空白セルはNG）
✔ 途中に空白行や空白列が無いこと（タイトル以外の空白セルは可）
✔ データベースに隣接して余計なデータが入力されていないこと
✔ 不規則にセルの結合がされていないこと
正しいデータベースはこの状態です。
✔ タイトル行が埋まっている
✔ 空白行・空白列ともに無し
✔ 隣接した余分なデータ無し
✔ セルの結合無しで碁盤の目状になっている
ちなみにデータベースはあらかじめテーブル化しておくと後々便利です。
ピボットテーブルの挿入方法
① 挿入タブを選択し、テーブルのどこでもいいのでカーソルを合わせる
② ピボットテーブルをクリック
③ 表示されるテーブル名やデータ範囲がピボットテーブルになる
④ 新規ワークシートにチェック
⑤ OK！
OKをクリックするとシートが追加されてピボットテーブルが表示されます。
◆左側エリア
集計されたデータが表示される
◆右側エリア
表示したいタイトルや集計方法を選択
ピボットテーブルには4つのフィールドがあります。
「フィルター」「列」「行」「値」です。
各タイトルをどのフィールドに入れるかによって表の見た目が変わります。
ピボットテーブルを使ってみる
タイトルにチェックを入れると、Excelがどのフィールドに追加するか判断してくれます。
後で編集できるので、とりあえずチェックを入れてみましょう。
タイトルが追加されると表の見た目も変化していきます。
月ごとに集計されて、店舗ごとの月間売上も集計されました。
2月は売り上げが良かった事がわかります。
行フィールドの「日付」と「店舗」をドラッグして入れ替えます。
今度は店舗ごとに集計され、毎月の売上も集計されました。
仙台は売り上げが良い事がわかります。
「店舗」を行フィールドから列フィールドに移動します。
列ラベルに「店舗」が表示されました。
このように、一瞬でタイトルの行と列を入れ替える事ができます。
ピボットテーブルにデータを追加する
元データをテーブル化しておいた事が役立ちます。
元データをテーブル化しておかないと、ピボットテーブルを更新しただけではデータが反映されないので注意が必要です。
ピボットテーブルの使い方｜実践
もう少し細かい部分を操作してみましょう。
値フィールドの設定｜表示形式の変更
値フィールドは、列ラベルと行ラベル以外の数字が入っている部分です。
少し見づらいので表示形式を変えます。
値フィールドの設定→表示形式と進みます。合計でよく使うのは「通貨」と「会計」です。
どちらの表示形式でも桁区切りが入って見やすくなります。
「数値」で表示すると数字の直前に￥マークが入り、「会計」で表示すると￥マークの位置が揃います。
値フィールドの設定｜集計方法
集計方法でよく使うのは「合計」と「平均」です。
パッと見ではわかりづらいですが、簡単な操作で処理が完了します。
セルに数式を入力しなくても、複雑な集計も簡単にできるのがピボットテーブルです。
ちなみにピボットテーブルにもフィルタが自動で付きます。
通常のフィルタと同じように使用できるので、表示項目を絞りたい時は利用しましょう。
ピボットテーブルツール｜分析
スライサー挿入
フィルタ機能が外に飛び出します。リモコンのように使えます。
使いたいタイトルをチェックしてOKで挿入されます。
好みで配置してダッシュボードのように使用することもできます。
ドラッグやCtrlを押しながらクリックで、表示したいタイトルを選択できます。
ピボットグラフ
グラフの挿入も簡単にできます。
通常のグラフと違う点は「フィールドボタン」がある点です。
ここからフィルタやソートを行うことができます。
注目したい点や分析したい項目によって、自由にグラフの表示項目を入れ替えられることは、ピボットグラフの大きなメリットです。
ピボットテーブルツール｜デザイン
表の見た目を整える時に使用するタブ。
レイアウト
◆ 小計：小計の表示/非表示の選択や、小計を表示する位置の選択
◆ 総計：行のみ集計・列のみ集計・行と列集計・集計しないの4パターンから選択
◆ レポートのレイアウト：デフォルトはコンパクト形式 好みでレイアウトを選択
◆ 空白行：アイテム間に空白行を挿入/非挿入の選択
スタイル
チェックを入れる組み合わせで、塗りつぶしのスタイルが変わります。
お好みでどうぞ。
73パターンから配色も選べます。
ピボットテーブルで業務効率化
ピボットテーブルは簡単に使えて多大な効果をもたらします。
今回紹介した以外にもまだまだたくさんの機能があるので、ぜひ使ってみて下さい。
初めての方には「おすすめピボットテーブル」という機能もあります。
元データの内容をExcelが自動的に判断して、おすすめの集計方法を提案してくれます。
・・・丸投げもできるなんて、素晴らしい機能ですね！