グラフの使い方しだいで資料の出来栄え150％UP！
さらに、美しく機能的なグラフデザインなら200％UP！
今回は効果的なグラフのデザインと作り方を解説します。
※ 本記事は「伝わる資料の作り方」のグラフに特化した内容となっております。
- プレゼンの覇者が伝授する資料作成のコツ3選
- ▶ 【Excel】伝わる資料の作り方｜3つのポイントをおさえるだけ！
なぜグラフが重要なのか？
資料のグラフはなぜ重要なのか…それはグラフ挿入は作る側・見る側双方にメリットしかないからです。今まで「グラフが無い方が分かりやすいな」と思う資料を見たことがありますか？文字より断然伝わるのがグラフのパワーです。
(*’ω’*)σ 「百聞は一見に如かず」という言葉があるように、視覚情報の説得力は大きなものです。
▼ 双方向からのメリット
- 作成側のメリット／アピールポイントを明確化できる
↳ 図形や色彩がアイキャッチとなる - 受取側のメリット／直感的に理解しやすくなる
↳ 情報の詰まったグラフは要点の把握が効率的になる
グラフは両者にメリットがあるので、使いこなせばWinWinの結果につながります。
アピールポイントの明確化
資料作成時に、説明文や数値を書き綴るだけでは文字の羅列になってしまい、趣旨が相手に伝わりにくなります。そこで役立つのがグラフです。
▼ グラフを加える効果
- グラフがアクセントとなり、意識をひきつけるポイントになる
- 伝えたいことが明確化し、説得力のある資料になる
- 資料の文章を強力にバックアップしてくれる
視覚から直感的に理解が深まる
たとえば「サービスや契約を検討するための資料が分かりづらかったら」…どうでしょうか？
- 文字ビッシリの資料を頭にインストールするのは時間を要する
- 内容を理解する時点で労力を必要とし、検討する前に疲れてしまう
▼ グラフ有資料と、文字だけの資料の比較イメージ図
このように資料に適切な図解を使用すると、双方にメリットがあります。作成側は効率良く伝えることができ、読む側は文章からイメージをふくらませたり、数字を追いながら読んだりしなくても内容が理解しやすくなります。その結果、無駄な労力を使わず内容にフォーカスした効率の良い議論をすることが可能になります。
グラフ挿入の方法とグラフツール
グラフを挿入するには、元となるデータが必要です。表示したい項目と数字がわかる簡単な表を用意して、グラフを選択します。
味気ないグラフが挿入されました。可視化のインパクトが弱いので編集が必要です。元データも資料に載せる場合は、表Bのように少しスタイリッシュにしておきましょう。
グラフツールの種類と概要
グラフをクリックするとグラフツールが表示されます。グラフツールには2つのタブがあります。
グラフデザインタブ
- グラフの全体的なレイアウトやカラーパターンを選択できる
- ラベルや目盛線など全体的な表示を選択できる
◆「書式」タブ
✔ 要素ごとの細かい設定が変更できる
✔ 図形やコメントを追加してインパクトのあるグラフに仕上げられる
用途に合わせたグラフデザイン
数値を明確に伝えるレイアウトと、色づかいがポイントです。プレゼンであれば、ターゲット企業のイメージカラーを使うのもありです。
円グラフ｜割合の表現
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割合を示す円グラフの特性が全く活かされておりません。インパクトのあるデザインに整えましょう！
◆デザイン例
一番伝えたいポイントを強調・差別化すると分かりやすくなります。色・立体感・ラベル文字の大きさなどで調整すると簡単です。
注意点は3Dのデザインだと割合が正しく認識しづらいということです。なんとなくオシャレには見えますが、斜め視点なので実際のパーセンテージと視覚効果にズレが生じます。
折れ線グラフ｜数値の推移を表現
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推移は見やすいのですが、作成者の意図が見えてきません。用途に応じてカスタマイズしていきましょう！
◆デザイン例
色とレイアウトを変更しました。Excelでも編集次第でこんなに変わります。ビジネス向けのアレンジも、キャッチーなアレンジも可能です。
◆共通して行った作業
✔ 当社の要素のみ目立たせて、他3社は落ち着いたテイストでそろえる
✔ 軸ラベルの最小値を10,000にして推移の変化量を分かりやすくする
✔ 目盛線を減らしてグラフ自体が際立つように設定
✔ 急増した理由をコメントで追加
棒グラフ｜量的な比較を表現
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量的な比較だという事はわかりますが、全体的にぼんやりして、見どころがいまいち分かりません。
要点をアピールできるデザインにしていきます。
◆デザイン例
編集のポイントは折れ線グラフと大体同じですが、最小値をゼロスタートにする点が違います。
棒グラフでは数値の推移ではなく全体的な量の比較をするので、ゼロスタートは必須です。
棒グラフは横型も2種類作成しました。
水族館のグラフは積み上げ型を選択したので、月々の来場者の比較と同時に累計来場者数も一目でわかります。9月が盛況だったのはラッコの赤ちゃん効果だという事も分かりますね。
2軸グラフ｜2つの要素を比較して表現
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まいど安定のノッペリ感です。
2軸グラフは「予算と実績」とか「売上と達成率」等、2つの項目がある表を選択して「おすすめグラフ」から「集合縦棒」をクリックすると簡単に挿入できます。
◆デザイン例
売上と達成率が一目で分かりますね。
右側のグラフは前年比も参考に載せてあります。
要素が多くなる場合は、全体的に色をまとめるのが見やすくするコツです。
渾身のグラフデザインは使いまわす
毎回グラフを編集するのは大変なので、上手くできたグラフデザインは使いまわすのが鉄則です。
グラフのデザインをテンプレとして保存
既存グラフをコピーしてデータを差替え
既存グラフの書式をコピー
元のグラフをコピーして、デザインを移植したい先のグラフに「書式のみ貼り付け」も可能です。
しかし、そもそものグラフの種類や要素の数が違ったりすると上手くハマらないので、個人的にはテンプレ保存をオススメします。同じパターンのグラフを量産する場合には効率的な方法なので、状況に応じて使い分けると良いですね。